例外管理

例外管理的定義
例外管理最初由泰勒 (F•W•Taylor)提出,指最高管理層將日常發生的例行工作,擬就處理意見,使之規範化(標準化、程式化),然後授權給下級管理人員處理,而自己主 要去處理那些沒有或者不能規範化的例外工作,並且保留監督下級人員工作的權力的一種管理製度或原則。實行這種製度,可以節省最高管理層的時間和精力,使他們能集中精力研究和解決重大問題,同時使下屬部門有權處理日常工作,提高工作效能。
例外管理就是,企業的高級管理人員把一般的日常事務授權給下級管理人員去處理,自己隻保留對例外事項(即重要事項)的決策和監督權,如有關重大政策的決定和重要人事的任免等。泰羅指出,在例外原則之下,“經理隻接受有關超過常規或標準的所有例外情況的…… 特別好和特別壞的例外情況的……概括性的、壓縮的及比較的報告……以便使他有時間考慮重大政策問題並研究在他手下的重要人員的性格和合適性等問題。”
例外管理由管理學引入領導學,也就是指領導人應將主要精力和時間用來處理首次出現的、模糊隨機、十分重要需要立即處理的非程式化問題。而對於決策對象反覆出現的,決策者已有固定的或例行的程 序來處理的問題,即常例,由於在職業經理意料之中,控製範圍之內,所以,職業經理往往可以把這些常例的處理辦法程式化,授權下屬去處理,但並非職業經理就 不處理程式化決策了。因為程式化決策與非程式化決策的界限不是絕對的,程式化決策在一定條件下可能轉化為非程式化決策,職業經理就需要善於分辨事件是否常例,或是否在意料的度之內,在此基礎上採取相應措施進行決策。
例外管理所包含的內容
註重例外管理和幹部培養也是相輔相承的。例外管理所包含的一個思想是將例行化、流程化的工作予以放權,交給下屬去做,而自己則專註於例外事情的處理,這一做法實際上就給下屬提供了更多的機會,更大的空間,同時也給予下屬更多的信任。
“例外”思想不僅僅隻應體現在管理上,其實我們每個人在工作時都應培養“例外”的思想。 現有的不一定就是最好的,我們要善於打破常規,經常換一個角度、一套思路去看問題,隻有這樣,我們才能把管理及其它工作中隨意、模糊的東西變得有序、清晰,使我們的管理在職業化、規範化的進程上走得更快、更遠。 現有的不一定就是最好的,我們要善於打破常規,經常換一個角度、一套思路去看問題,隻有這樣,我們才能把管理及其它工作中隨意、模糊的東西變得有序、清晰,使我們的管理在職業化、規範化的進程上走得更快。
例外管理
漢代曾經有這樣一則小故事:宰相外出巡視,遇到一宗殺人案和一頭牛在路旁氣喘籲籲。他不理會前者而去過問“牛喘氣”。隨從困惑不解,這位宰相解釋說,殺人案自有地方官吏去管,而牛喘氣異常,可能關涉到牛瘟和其它民生疾苦,這方麵地方官吏往往不大註意,因此必須查問清楚。這就是管理學上有名的“例外管理”。
在全麵推行“人人成為經營者”管理模式時,每個部門情況不盡相同,總有些部門由於非人為因素,不能通過程式化的“經營者”製度進入正常軌道。因此,“人人成為經營者”管理模式也同樣需要“例外”原則,特殊處理某些特別的“準經營體”。
近年來,我們也在強力推動管理水平的全麵提高,而且也有了明顯的成效。但是,我們管理的規範化、職業化程度還比較低,還存在很多隨意的、模糊的東西,出現一些管理上的“死角”,儘管一時不太引人註意,但它的擴展和沉澱很可能對公司的發展形成極大的損傷,因此重視例外管理是非常重要的一個問題。
近期來,公司在管理上一再強調要把工作做細、做實,其目的都是要促成我們管理的規範化和職業化,從而達到組織和流程運作的高效、有序,以此促進公司核心競爭力的全麵提升。規範化、職業化的過程實際上也就是持續不斷地將例外事件例行化、流程化的過程,從這個意義上來講,重視例外管理是實現管理規範化、職業化的必然。
註重例外管理和幹部培養也是相輔相承的。例外管理所包含的另一個思想是將例行化、流程化的工作予以放權,交給下屬去做,而自己則專註於例外事情的處理,這一做法實際上就給下屬提供了更多的機會,更大的空間,同時也給予下屬更多的信任。丙吉對“殺人事件”置之不理,也就是將流程內事件的處置權按流程賦予了地方官吏,自己不做無謂的幹預,既體現出對下屬的放權,又體現出對下屬的信任,這對於一個成功的領導來說,也是很重要的。
“例外”思想不僅僅隻應體現在管理上,其實我們每個人在工作時都應培養“例外”的思想。現有的不一定就是最好的,我們要善於打破常規,經常換一個角度、一套思路去看問題,充分理解丙吉“問喘”的高超管理智慧和工作思路,隻有這樣,我們才能把管理及其他工作中隨意、模糊的東西變得有序、清晰,使我們的管理在職業化、規範化的進程上走得更快、更遠. 為了更好地保證領導者有時間和精力履行領導者職責,應當推行“例外原則”。貫徹例外原則,可以使企業領導者減少日常重覆性工作的指揮,可以集中精力抓大事,同時可使下級增強獨立工作的能力和負責精神。
貫徹例外工作原則的註意事項:
1、推行工作程式標準化首先對任何工作都要問三個“能不能”:
(1) 能不能取消它?
(2) 能不能與別的工作合併?
(3) 能不能用更簡便的辦法代替?
其次,對確認要做的工作,要明確由誰去乾?誰來提供資料?怎麼乾?乾到什麼程度?什麼時間完?完了轉給誰?這些要求都要通過標準化和業務流程圖規定下來。各個流程銜接起來,就構成了企業全部工作體係。按這個工作體係的程式進行工作,就能做到忙而不亂,秩序井然,提高效率。
2、領導者不幹預下一層次的事要按照組織原理中的有關原則,領導者不幹預下一層次的事。隨意幹預下一層次工作的後果必然是:一方麵浪費了自己的寶貴時間與精力;另一方麵隻會造成下級沒有主見、沒有責任感,又反過來加重自己的負擔,形成惡性迴圈。必須牢記:“凡可以授權給他人做的,自己不要去做”,“當你發現自己忙不過來的時候,你就要考慮自己是否做了下級可做的事,那就把權分派下去”。以此來提高領導者自身的工作效率。
3、領導者不直接回答下級的問題
領導者不直接回答下級的問題,隻回答下級關於問題的建議。一個隻會向上級提問題而不善於提出建議的下級,是不稱職的下級,應予撤換。

回應